Aziende da 50 dipendenti in su o con numero minore di 50 in determinati settori: dal 17 dicembre 2023 obbligo istituzione piattaforma di segnalazione di illeciti commessi in azienda (Whistleblowing)

Il 17 dicembre 2023 è una scadenza importante per tutti i datori di lavoro privati che hanno da 50 dipendenti in su o con un numero minore di 50 se operano in determinati settori: da tale data, infatti, si devono dotare di sistemi di whistleblowing che siano conformi alle prescrizioni introdotte dal decreto legislativo 24/2023 (dallo scorso 17 luglio la normativa è entrata in vigore PER LE AZIENDE CON PIU’ DI 249 DIPENDENTI).

I datori di lavoro privati, dalla citata data dovranno istituire un sistema di whistleblowing, cioè una piattaforma di segnalazione di eventuali illeciti commessi in azienda, che tuteli la riservatezza dell’identità ed i dati personali dei denuncianti (dipendenti, lavoratori autonomi in azienda o con contratto di collaborazione, liberi professionisti, azionisti, persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza) che ne abbiano avuto conoscenza nell’esercizio delle attività lavorative.

In pratica i datori di lavoro interessati sia pubblici che privati debbono predisporre procedure e canali di comunicazione utili a favorire le segnalazioni interne all’azienda, garantendo l’anonimato e la riservatezza dell’autore e dei documenti prodotti. In altri termini per garantire la riservatezza dell’identità del segnalante le aziende devono attivare canali di segnalazione gestiti da personale dedicato ed appositamente formato, anche eventualmente soggetto esterno autonomo.

I canali che il datore di lavoro è tenuto a mettere a disposizione dei potenziali segnalatori (whistelblowers) devono garantire, anche attraverso il ricorso a strumenti di crittografia, la riservatezza dell’identità del segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nelle segnalazioni nonchè del contenuto delle segnalazioni stesse e della relativa documentazione.

Il decreto specifica quali sono i potenziali illeciti che possono essere oggetto di denuncia e quelli, invece, che non rientrano nella normativa e quali sono i comportamenti ritorsivi vietati nei confronti di chi segnala le irregolarità. Naturalmente sono previste sanzioni che l’ANAC applica al segnalante nei cui confronti venga accertata la responsabilità civile per diffamazione o calunnia.

INFORMATIVA ALLE RAPPRESENTANZE SINDACALI O ALLE ORGANIZZAZIONI SINDACALI

La normativa prevede che il canale di segnalazione interna sia attivato da parte dei datori di lavoro interessati “sentite le rappresentanze o le organizzazioni sindacali. L’obbligo di sentire le rappresentanze sindacali o le associazioni sindacali, si concretizza in due momenti: la comunicazione preventiva, con cui si da notizia dell’intenzione di attivare il canale di whistleblowing e si invia una descrizione dei suoi elementi essenziali e l’eventuale incontro (solo di mero approfondimento) da tenersi se richiesto. Se i rappresentati dei lavoratori non reagiscono all’informativa del datore di lavoro e non richiedono un incontro, la fase di ascolto deve ritenersi regolarmente conclusa.

INFORMATIVA AI DIPENDENTI

Devono essere messe a disposizione di tutti i dipendenti informazioni chiare sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni interne (o esterne nel caso in cui la segnalazione interna non abbia avuto seguito). Le informazioni vanno esposte e rese facilmente visibili nei luoghi di lavoro, nonchè rese accessibili alle persone che pur non frequentando i luoghi di lavoro intrattengono un rapporto giuridico e rese pubbliche eventualmente nel sito internet aziendale.

I DESTINATARI DELLA NORMATIVA

Il decreto individua i destinatari sulla base di questi criteri:

1. hanno impegnato, nell’ultimo anno, la media di almeno 50 lavoratori subordinati con contratto di lavoro a tempo indeterminato o determinato;
2. anche se nell’ultimo anno non hanno raggiunto la media di almeno 50 dipendenti di cui al punto precedente, operano in specifici settori (servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio o del finanziamento del terrorismo, sicurezza dei trasporti e tutela dell’ambiente);
3. anche se nell’ultimo anno non hanno raggiunto la media di almeno 50 lavoratori citata, adottano i modelli di organizzazione e gestione di cui al D.Lgs n. 231/2001.

CALCOLO DEI DIPENDENTI MEDI ED ARCO TEMPORALE IN CUI VA CONSIDERATA LA MEDIA SECONDO LE LINEE GUIDA ANAC

Rientrano nella normativa, per quanto riguarda i datori di lavoro privati, quelli che hanno, nell’ultimo anno, la media di almeno 50 lavoratori subordinati a tempo indeterminato o determinato. Quanto all’arco temporale in cui va considerata la media l’ANAC, con le linee guida del 12 luglio 2023, ha specificato che si debba fare riferimento all’ultimo anno solare precedente a quello in corso contenuto nelle visure camerali e quindi per la prima scadenza la media andrà riferita all’organico in forza tra il primo gennaio ed il 31 dicembre 2022. Quando l’impresa è di nuova costituzione, considerato che il dato in questione viene aggiornato trimestralmente, va preso, sempre secondo l’ANAC, come riferimento il valore medio calcolato nell’ultima visura. L’ANAC ha adottato criteri di calcolo dei dipendenti che si discostano da quelli previsti dalla legge.

SANZIONI

Sono previste sanzioni da 10.000 a 50.000 euro, al verificarsi delle seguenti ipotesi:

1. mancata istituzione dei canali di segnalazione;
2. mancata adozione delle procedure per effettuare e gestire le segnalazioni;
3. adozione di procedure non conformi a quelle fissate dal D.Lgs n. 24/2023;
4. mancato svolgimento dell’attività di verifica e dell’analisi delle segnalazioni ricevute;
5. comportamenti ritorsivi;
6. violazione dell’obbligo di riservatezza circa l’identità del segnalante.

E’ prevista anche una sanzione da 500 a 2.500 euro che ANAC può applicare al segnalante, nei cui confronti venga accertata anche con sentenza di primo grado, la responsabilità civile per diffamazione o calunnia nei casi di dolo o colpa grave.

Per le informative previste alle rappresentanze o organizzazioni sindacali (e per assistenza negli eventuali incontri richiesti), per le informative ai dipendenti descritte e per ogni necessità di chiarimenti anche relativi all’attivazione dei canali di segnalazione, gli uffici delle Vostre Associazioni territoriali di riferimento sono a disposizione per ogni supporto e necessità.